Inkoop

Je werkt met een duidelijke contractenkalender, die je aan het begin van de dag checkt om je planning te bepalen. Je begint met urgente zaken die snel opgelost moeten worden. Vervolgens vraag je een rapportage van de leverancier voor de beveiliging van voetbalhuldigingen aan en controleer je of de ingediende facturen van de leverancier voor energieadviesdiensten voldoen aan de contractafspraken. Je overlegt met een opdrachtgever die maatwerkafspraken met de leverancier wil maken en onderzoekt of het contract wettelijk kan worden aangepast. In de middag staat het wekelijkse overleg met je werkgroep gepland, waar vaak nieuwe samenwerkingen en leerpunten uit voortkomen. Tot slot bereid je een intern overleg voor als voorbereiding op een lastig escalatieoverleg met de leverancier voor energie bespaarservice dat je volgende week voorzit.

In deze rol ondersteun je de Contractmanager bij de uitvoeringsprojecten van het programma werven. Je stelt in samenspraak met stakeholders inkoopstrategieën op voor het herstel van walmuren, kluismuren, kelders en bruggen (Rijksmonumenten) in de historische binnenstad van Utrecht. Daarnaast stem je af met IPM-rolhouders over de benodigde input voor contracten, stelt selectie- en aanbestedingsleidraden op, en houdt het contractdossier bij. Je bereidt contractstukken voor bouwwerkzaamheden en ingenieursdiensten voor, begeleidt aanbestedingsprocedures en levert vanuit je kennis van inkoopstrategieën proactieve bijdragen aan het projectteam. Ook neem je deel aan CM teamoverleggen.

Je bent analytisch sterk, resultaat- en klantgericht, communiceert duidelijk en bent proactief. Je onderbouwt voorstellen goed, neemt het voortouw en biedt verbeteringen aan met oog voor je omgeving. Met enthousiasme en overtuigingskracht weet je anderen mee te krijgen. Je gedijt in een complexe, hectische omgeving en blijft bestand tegen druk. Als teamspeler met ervaring in omgevingen met verschillende belangen, blijf je klantvriendelijk en servicegericht, en vind je de juiste afstemming met behoud van de relatie. Je hebt een enthousiaste werkmentaliteit met aandacht voor accuratesse en dienstverlening.

In de voorbereidende fase coördineert u het aanbestedingsproces, houdt u een startoverleg en geeft u advies over aanbestedingskeuzes, risico’s en planning. Tijdens de kwalificatie- en gunningsfase stelt u aanbestedingsdocumenten op, waaronder leidraden en bijlagen, en adviseert u over eisen en gunningscriteria. U voert een kwaliteitstoets uit op de documenten, verstuurt de offerteaanvraag en nota van inlichtingen, en opent en controleert inschrijvingen. U toetst de UEA en knock-outcriteria, begeleidt de beoordeling en consensusoverleg, en stelt gunnings- en afwijzingsbrieven op en verstuurt deze. In de afrondingsfase draagt u het inkoopdossier over en evalueert u indien nodig de aanbesteding.